Цифровая трансформация является одной из приоритетных целей развития страны до 2030 года [1]. Практически повсеместно происходит переход на использование цифровых сервисов, включая электронное ведение кадровых документов, электронные данные о трудовой деятельности, электронные листки нетрудоспособности, безбумажные страховые номера и т.п.
Цифровизация внутренних и внешних процессов в области охраны труда с использованием различных цифровых платформ позволит сократить объем бумажной документации, развить интеграцию между органами власти и предприятиями, упростить отчетность, исключить прямое взаимодействие с надзорными органами и оптимизировать в целом систему управления. Это способствуют повышению уровня безопасности труда, ответственности работодателей и росту культуры безопасности в целом.
Использование цифровых инструментов в сфере охраны труда решает ряд важных задач:
- обеспечивает соблюдение корпоративных стандартов безопасности во всех подразделениях и филиалах компании;
- улучшает взаимодействие между службами охраны труда, промышленной и пожарной безопасности в рамках группы компаний;
- устраняет проблему отсутствия централизованной базы цифровых документов, как на уровне отдельного предприятия, так и на уровне всей группы компаний;
- способствует централизации управления рисками и упрощает внедрение единых подходов;
- предоставляет возможность быстрого анализа данных по охране труда и промышленной безопасности, поступающих из разных подразделений компании.
Одним из нововведений стал переход на электронный документооборот (ЭДО) в сфере охраны труда. Этот подход позволяет оцифровать ряд процессов, что значительно сокращает время на согласование документов и обеспечивает возможность для сотрудников из разных офисов и регионов участвовать в рабочих процессах компании. В единые электронные реестры теперь включены данные о проведенном обучении, результаты специальной оценки условий труда, оценка профессиональных рисков, а также информация по медицинским осмотрам. Кроме того, согласование обязательной отчетной документации с использованием электронного формата осуществляется значительно быстрее.
Необходимо отметить, что внедрение ЭДО это право работодателя, а не прямая обязанность. В случае если работодатель принял решение о внедрении ЭДО в своей организации, то необходимо это закрепить в локальных нормативных актах.
Также можно разработать порядок ведения электронного документооборота. Согласно Трудовому кодексу РФ [2,3] оформление может быть электронное без дублирования на бумаге (почти все виды документов по охране труда), за исключением:
- актов о микротравмах и несчастных случаях на производстве;
- документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда.
Трудовой кодекс оставляет работодателям свободу выбора программных систем ведения ЭДО. Согласно статье 22.1 Трудового кодекса РФ [3], можно использовать:
- подготовленную государством платформу «Работа в России»;
- собственную информационную систему предприятия.
При этом система должна отвечать государственным требованиям по составу и форматам электронных документов, а также обеспечивать необходимый уровень безопасности хранения данных. Системы ЭДО различаются между собой алгоритмами обработки информации. Существует несколько видов систем, используемых для организации электронного документооборота, каждая из которых имеет свои особенности и преимущества:
- Электронные архивы предназначены для хранения и быстрого поиска больших объемов данных, но не имеют всех функций, необходимых для полноценного документооборота.
- Workflow-системы обеспечивают обмен документами, управление статусами, создание рассылок и автоматизацию повторяющихся задач.
- Гибридные системы сочетают преимущества разных систем и работают по алгоритмам, которые определяет организация.
- Коллаборативные системы ориентированы на поддержку различных форматов и гибкую настройку рабочего процесса.
- Системы с CRM-функциями дополнительно позволяют хранить данные о взаимодействии с клиентами.
Разнообразие систем на рынке позволяет организациям выбирать решения, максимально подходящие для их нужд. Ниже представлены наиболее надежные системы, применяемые в сфере охраны труда.
«1С: Производственная безопасность. Охрана труда». Конфигурация на платформе 1С: Предприятие версии 8.3. Она предоставляет следующие функции:
- хранение базы данных о мероприятиях по охране труда в электронном виде (специальная оценка условий труда, обучение и проверка знаний, охрана здоровья, учет средств индивидуальной защиты, оценка профессиональных рисков и т.д.);
- планирование и контроль мероприятий, например, по устранению нарушений или по результатам расследования несчастных случаев;
- автоматическое формирование отчетов по проведенным мероприятиям;
- ведение личных карточек сотрудников;
- подписание документов с использованием электронной цифровой подписи.
«EcoStandard soft (ex-Dva14)». Это онлайн-помощник для специалистов по охране труда от компании «ОхраПро», участвовавший в федеральном эксперименте Минтруда по использованию электронной подписи в кадровых документах. EcoStandard soft включает четыре ключевых компонента:
- Система электронного документооборота, где хранятся документы и назначаются ответственные лица.
- Блок генерации документов, автоматически формирующий нужные документы по охране труда для каждого сотрудника.
- Электронная цифровая подпись, поддерживающая выпуск неквалифицированных подписей внутри системы или использование квалифицированных подписей.
- Личный кабинет сотрудника, в котором сотрудники могут видеть и подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи.
Эти системы не только помогают централизовать документы по охране труда, но и упрощают процесс их согласования, что обеспечивает эффективность и гибкость в управлении безопасностью на производстве [4].
Дополнительно с помощью программы можно организовать дистанционное обучение сотрудников.
- КОТ - это электронное рабочее место специалиста по охране труда, разработанное компанией «СМС-Информационные технологии». Платформа переводит в цифровую форму ряд направлений работы, включая обучение, медицинские осмотры, специальную оценку условий труда (СОУТ) и профессиональные риски (ПРК), учет происшествий, аудиты, управление средствами индивидуальной защиты (СИЗ), планирование мероприятий и отчетность. Система содержит шаблоны ряда документов, таких как приказы о медосмотрах, допуски к самостоятельной работе и графики проведения СОУТ. Также по каждому направлению ведется автоматическая статистика.
Однако использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) в системе КОТ не предусмотрено, поэтому обмен и подписание документов не поддерживаются, но все данные аккумулируются в едином цифровом пространстве [5,6].
- СБИС - это платформа от компании «Тензор», создающая экосистему для интеграции всех процессов внутри компании. Наиболее востребованная функция — электронный документооборот с внешними контрагентами, что позволяет заключать договоры с другими пользователями системы и подписывать их с помощью ЭЦП. Внутренний документооборот в СБИС предоставляет следующие возможности:
- выпуск и использование ЭЦП через удостоверяющий центр «Тензор» для согласования документов;
- учет и обмен распорядительными документами, письмами, заявками и прочими файлами;
- создание шаблонов документов, таких как журналы и приказы по охране труда;
- привязка документов к конкретным этапам бизнес-процессов;
- контроль выполнения задач и учет рабочего времени сотрудников.
Внедрение систем электронного документооборота, таких как КОТ и СБИС, в рабочие процессы позволяет:
- сократить время на оформление и согласование обязательной документации;
- повысить надежность хранения данных;
- обеспечить прозрачность отчетности и своевременный контроль [7,8].
Выбор системы зависит от специфики деятельности компании: не всегда необходим расширенный функционал. Важно учитывать надежность, удобство, функциональные возможности для решения конкретных задач и безопасность данных. Переход на электронный документооборот способствует более рациональному использованию рабочего времени сотрудников [9].
