The article discusses the direction of improving documentation support for management at JSC "ANHK" - the introduction of information technologies and solutions for electronic maintenance of logs of business activities
improving documentation support for management, electronic journal, cost optimization, information technology
В настоящее время повсеместная цифровизация экономики в целом, а также цифровизация конкретных бизнес-процессов предприятий и организаций, является заметным трендом развития. Наиболее динамично развивающееся направление цифровизации в АО «АНХК» – организация электронного документооборота. Постоянный рост общего объема накапливаемых документов приводит к росту общего объема сложно разрешаемых задач, к числу которых можно отнести: поиск определенных документов, поддержание их в актуальном состоянии, обеспечение общего режима сохранности и конфиденциальности документов, контроль их исполнения, что обусловливает целесообразность перехода на электронное ведение документов.
Одним из наиболее востребованных направлений в рамках совершенствования документационного обеспечения управления в АО «АНХК» является процесс ведения журналов по различным видам хозяйственной деятельности. До недавнего времени ведение журналов могло осуществляться только в бумажном виде. Например, за 2022 г. АО «АНХК» было заказано и закуплено свыше 13000 бумажных экземпляров журналов, а до 30.09.2023г. – 8420 экземпляров. Отметим, что предприятия, относящиеся к субъектам крупного и среднего предпринимательства, характеризуются большим объемом документооборота. Процессы, связанные с ведением журналов на бумажных носителях, требуют регулярного вложения финансовых средств и трудозатрат, отсутствие электронной библиотеки для документов значительно усложняет поиск информации. Цифровые технологии в организации документооборота позволяют значительно сократить трудозатраты на составление документа, а установленные формы и шаблоны электронных документов минимизируют ошибки, возникающие в следствие «человеческого фактора».
С учетом ряда важных критериев – широкий охват подразделений, объем документооборота и его значимость – оптимизация процесса создания, ведения и использования журналов позволяет существенно снизить затраты предприятия.
Исследование российского рынка на наличие решения по электронному ведению журналов, показало отсутствие системы, удовлетворяющей всем требованиям. Используемое на сегодняшний день в работе программное решение Р7-Офис также не позволяет реализовать основные требования. В данном программном обеспечении отсутствует возможность подписания документа с помощью применения механизмов простой электронной подписи. Сами журналы, представленные в виде электронных таблиц Р7-Офис нетрудно фальсифицировать из-за отсутствия фиксации времени внесения записей и наличия возможности вносить корректировки в записи. Также сами журналы необходимо хранить на сетевом ресурсе, куда не предоставляется доступ с планшетов, а значит, при удаленной работе возникнут трудности с получением доступа к журналам [2].
Изменение подхода в способах ведения регистрации с бумажного документа на электронный с использованием существующих норм законодательства и современных информационных технологий представляется актуальной задачей, и цифровизация данного процесса является логичным методом сокращения издержек предприятия.
1. Bykova T.A., Deloproizvodstvo: uchebnik / T. A. Bykova, L. M. Vyalova, L. V. Sankina; pod obsch. red. prof. T. V. Kuznecovoy. — 3-e izd., pererab. i dop. — Moskva: INFRA-M, 2019. — 364 s. Tekst elektronnyy — URL: https://znanium.com/catalog/product/991884 (data obrascheniya 05.03.24).
2. Informacionnoe agentstvo «RBC» – Tekst: elektronnyy // URL: https://realty.rbc.ru/news/65168d039a7947d3ef4dca01 (data obrascheniya: 05.03.2024).
