The article examines the parts of a commercial letter and their arrangement. Attention is drawn to the difference in the norms of business correspondence between the UK and the USA
structure, business correspondence, location, distinction, title
В коммерческих письмах, написанных по-английски, встречается большое число стандартных выражений, используемых для подтверждения получения деловых писем, для выражения просьбы, при сообщении о посылке документов, каталогов и образцов, при ссылках на документы и т.п.
В последнее время наблюдается тенденция к упрощению стиля деловых писем и приближению его к стилю обычной литературной речи. В связи с этим некоторые стереотипные выражения стали употребляться гораздо реже, чем раньше, а ряд оборотов постепенно выходит из употребления. Однако и в настоящее время в деловой переписке употребляется много стандартных выражений, придающих письмам официальный характер и редко встречающихся как в литературной, так и в разговорной речи на деловые темы.
В данной статье мы рассмотрим, из каких частей состоит коммерческое письмо и как расположены его части, увидим отличия английского и американского делового письма.
Коммерческие письма пишутся по установленной форме на напечатанных бланках. Для удобства изучения формы коммерческого письма, написанного на английском языке, его принято делить на следующие части:
- заголовок, который пишется по центру письма;
- дата письма пишется справа под заголовком;
- наименование и адрес получателя письма (внутренний адрес) пишутся слева без отступов и красной строки;
- вступительное обращение имеет чисто формальный характер и обычно начинается со слова Dear. Оно располагается слева;
- основной текст письма также начинается не с красной строки, а строго под обращением;
- заключительная формула вежливости располагается справа от основного текста письма;
- подпись ставится под заключительной формулой вежливости на следующей строке;
- указание на приложения пишется слева, количество приложений может быть больше одного, тогда указывается количество приложений [1].
Поскольку каждое письмо подшивается, необходимо помнить, что ширина поля в месте подшивки слева должна быть достаточной, т.е. не меньше 2 см. Согласно правилам переноса можно сказать, что перенос слов практически не встречается. Однако надо следить за тем, чтобы правая сторона письма не выглядела зигзагообразной.
Заголовок, напечатанный на бланке, содержит наименование и адрес организации или фирмы, отправляющей письмо и ряд подробностей, например: номера телефонов, названия коммерческих кодов. В заголовках писем английских акционерных компаний иногда проставляются фамилии директоров компаний.
В конце названий многих английских торговых и промышленных предприятий, банков стоит слово Limited (сокращенно Ltd), что означает компания с ограниченной ответственностью.
В США вместо слова Limited стоит слово Corporation или Incorporated (Inc.), что означает соединение лиц, корпорация.
Справа под заголовком ставится дата письма. В Англии существует несколько способов написания даты: вначале пишется число, затем месяц или сначала месяц, а затем число, месяц можно писать сокращенно;
- 10 Dec., 2024
- December 10, 2024
Наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляются на левой стороне бланка письма у линии поля немного ниже строки с датой.
Если письмо адресовано мужчине, то ставится слово Mr., а затем указывается его имя и фамилия. В конце слова Mr. обычно ставится точка.
При обращении к замужним женщинам в Англии и США употребляется слово Mrs., к незамужним женщинам и девушкам обращаются слово Miss, которое без имени и фамилии не употребляется.
После наименования организации или фамилии адресата на отдельной строке пишется номер дома и название улицы, затем – также на отдельной строке – название города и графства. Если город большой, то графство указывать необязательно. Если города небольшие, необходимо указывать графства, поскольку названия маленьких городов может повторяться в разных графствах [2].
1. Luk'yanova, N. . Nastol'naya kniga biznesmena. - Moskva: VTI-Deyta Press, 1993. – 570 s.
2. Sitosanova, O. V. Business English / O. V. Sitosanova. – Angarsk: Izdatel'stvo «AGTA», 2012.
